Politique de contrôle qualité et d’inspection

La présente politique définit les principes applicables lorsque MedinChina effectue, organise ou coordonne une inspection de marchandises dans le cadre d’une commande.

Le contrôle qualité vise à vérifier, dans le périmètre convenu, si les marchandises produites correspondent raisonnablement aux spécifications, quantités, références et critères approuvés avant expédition.

Une inspection est un outil de réduction des risques. Elle ne constitue pas une garantie absolue contre tout défaut présent ou futur.

Le fabricant ou fournisseur demeure responsable de fabriquer les marchandises conformément au contrat et aux spécifications convenues.

Selon le projet, cela peut comprendre les matériaux, dimensions, couleurs, caractéristiques, quantités, assemblage, fonctionnement, emballage, accessoires, personnalisation et performances contractuelles.

L’intervention de MedinChina dans le contrôle qualité ne transfère pas automatiquement à MedinChina la responsabilité de fabrication du fournisseur.

Une inspection peut identifier certains problèmes avant l’expédition internationale. Selon le produit et le service, elle peut révéler une quantité ou un modèle incorrect, une différence évidente de couleur ou de dimensions, des défauts visibles, un mauvais emballage, des accessoires manquants, des problèmes fonctionnels détectables ou un écart avec un échantillon approuvé.

Lorsqu’un problème est découvert avant expédition, il peut être plus facile de demander au fournisseur de le corriger pendant que les marchandises sont encore en Chine.

MedinChina peut proposer différents niveaux d’inspection selon la nature, la valeur et le risque du projet.

Toutes les inspections ne contrôlent pas les mêmes éléments. Avant la visite, le périmètre peut être défini à partir du contrat fournisseur, de la facture pro forma, du Purchase Order, de la fiche technique, des photos, de l’échantillon approuvé, des dimensions, de l’emballage et des critères communiqués par le client.

Plus les critères sont précis avant la production, plus l’inspection peut être pertinente.

Le client doit communiquer clairement les caractéristiques importantes du produit. « Bonne qualité » ne constitue pas un critère technique d’acceptation suffisamment précis.

Lorsque cela est pertinent, il convient d’indiquer le matériau, l’épaisseur, les dimensions, la puissance, le voltage, la couleur, le poids, la finition, la capacité, les composants, les accessoires, les tolérances, les normes et la référence ou l’échantillon.

MedinChina ne peut raisonnablement vérifier une exigence qui n’a jamais été communiquée ou contractualisée.

Lorsqu’un échantillon a été officiellement validé par le client, il peut servir de référence lorsque la commande le prévoit. Le fournisseur peut alors devoir produire selon les caractéristiques convenues de cet échantillon, sous réserve des tolérances acceptées.

Les caractéristiques importantes doivent néanmoins être documentées par écrit autant que possible.

Selon l’inspection, MedinChina peut vérifier la quantité totale déclarée, le nombre de cartons, le nombre d’unités par carton ou un échantillon représentatif de la production.

Une inspection par échantillonnage ne signifie pas nécessairement que chaque unité a été ouverte et contrôlée. Le client doit comprendre cette distinction.

Pour les productions importantes, contrôler 100 % des unités peut être impraticable ou nécessiter un service spécifique. L’inspection peut donc être réalisée sur un échantillon de la production.

Lorsque des méthodes professionnelles d’échantillonnage ou des niveaux AQL sont requis, ils doivent être définis dans le périmètre ou confiés à un organisme spécialisé.

Un contrôle visuel peut rechercher rayures, fissures, déformations, mauvaise finition, défauts d’assemblage visibles, différences de couleur évidentes, marquage incorrect, emballage endommagé et éléments manquants.

Il ne permet pas nécessairement de détecter un défaut interne ou invisible.

Lorsque cela est possible et prévu, certains produits peuvent faire l’objet de tests fonctionnels simples : mise sous tension, fonctionnement d’une commande, mouvement mécanique simple, vérification d’accessoires ou observation du fonctionnement général.

Un test fonctionnel simple n’équivaut pas à une certification technique, un test de laboratoire ou une validation de sécurité.

Les machines, véhicules, équipements électriques, installations industrielles et autres produits complexes peuvent nécessiter des procédures spécifiques.

Selon le projet, cela peut comprendre une inspection technique, un test de fonctionnement, un Factory Acceptance Test (FAT), une vérification de configuration, un contrôle des pièces, la documentation technique ou l’intervention d’un ingénieur ou organisme spécialisé. MedinChina peut coordonner des services dépassant l’inspection commerciale standard.

Une inspection physique standard ne permet pas automatiquement de confirmer la conformité réglementaire. La présence d’un marquage ou d’un certificat ne signifie pas automatiquement qu’il est valide ou applicable au produit concerné.

Lorsqu’une certification est essentielle, une vérification séparée peut être nécessaire auprès de l’organisme certificateur, d’un laboratoire, d’un cabinet spécialisé ou d’une autorité compétente.

Selon le service commandé, MedinChina peut fournir un rapport comprenant la date, le fournisseur, le produit, la quantité observée, des photos, vidéos, mesures, résultats de contrôle, anomalies et observations.

Le rapport reflète les éléments raisonnablement observables au moment de l’inspection et dans le périmètre convenu.

Selon la méthode, l’inspection peut conclure notamment à « Conforme aux points contrôlés », lorsque les éléments contrôlés correspondent raisonnablement aux critères définis ; « Conforme avec observations », lorsque certains éléments nécessitent une attention sans justifier nécessairement un rejet ; ou « Non conforme / Correction requise », lorsque des différences importantes sont constatées.

Le résultat doit être interprété uniquement au regard des critères effectivement contrôlés.

Lorsqu’un problème est découvert, MedinChina peut le documenter, informer le client, contacter le fournisseur, demander une explication, demander une correction justifiée et organiser une nouvelle vérification si nécessaire.

Selon la situation, l’expédition peut être suspendue dans la mesure où MedinChina dispose contractuellement et opérationnellement de la possibilité de le faire.

Lorsque l’inspection est satisfaisante, le client peut être invité à confirmer la poursuite du processus. Cette confirmation peut autoriser le paiement du solde, la préparation logistique, l’enlèvement ou l’expédition.

Pour les commandes importantes, nous recommandons de conserver cette validation par écrit.

Lorsque les conditions du fournisseur le permettent, il peut être préférable que l’inspection prévue soit réalisée avant le paiement du solde final. Cependant, tous les fournisseurs n’acceptent pas la même structure de paiement.

Les conditions contractuelles de la commande prévalent.

Lorsqu’un fournisseur corrige un problème après une première inspection, une seconde inspection peut être recommandée. Selon le contrat et la responsabilité du problème, cette nouvelle inspection peut entraîner des frais supplémentaires supportés par la partie désignée dans les documents applicables.

Lorsque le contrat le permet, le client peut décider de ne pas commander une inspection recommandée. Cette décision peut être documentée.

Le client accepte alors qu’un niveau supplémentaire de vérification avant expédition n’a pas été réalisé. Cela ne supprime pas les obligations contractuelles propres du fournisseur.

Une inspection ne peut pas raisonnablement garantir l’absence d’un défaut caché, d’une panne future, d’un problème apparaissant après utilisation, d’un vieillissement prématuré, d’un défaut interne invisible, d’un problème sur une unité non échantillonnée ou d’une fraude impossible à détecter avec les moyens convenus.

L’inspection doit donc être considérée comme un mécanisme de réduction du risque, et non comme une assurance absolue.

L’acceptation d’une inspection ne supprime pas automatiquement les garanties ou obligations du fournisseur prévues au contrat. Un produit peut réussir une inspection et présenter ultérieurement un défaut couvert par une garantie fournisseur.

Une réclamation peut alors être engagée conformément au contrat.

Si le client découvre un problème après réception, il doit contacter rapidement MedinChina et conserver autant que possible les emballages, produits concernés, photos, vidéos, numéros de série, références, preuves de livraison et documents associés.

Ces éléments peuvent être nécessaires pour présenter une réclamation au fournisseur, au transporteur ou à l’assureur.

Il est essentiel de distinguer un défaut de fabrication, qui peut relever du fournisseur ; un dommage pendant le transport, qui peut relever du transporteur ou de l’assurance ; une mauvaise utilisation, qui peut relever de l’utilisateur ; et une spécification incorrectement communiquée, qui nécessite l’analyse des instructions et validations.

MedinChina analyse les éléments disponibles avant de déterminer la procédure de réclamation appropriée.

Pour les commandes à forte valeur, techniques ou réglementées, MedinChina peut recommander une inspection indépendante. Le prestataire tiers est responsable de son propre rapport et de l’exécution de sa mission selon ses conditions contractuelles.

MedinChina peut coordonner cette intervention sans se substituer à l’expert ou au laboratoire.

Le prix dépend notamment du produit, du nombre de références, du lieu, du temps nécessaire, de la complexité, du niveau d’échantillonnage, des tests et du besoin éventuel d’un spécialiste.

Le coût est communiqué conformément aux conditions du projet avant l’engagement du service lorsqu’une approbation préalable est nécessaire.

Lorsque cela fait partie de la prestation, MedinChina peut fournir des photos ou vidéos montrant certaines étapes de vérification. Ces éléments améliorent la transparence mais ne remplacent pas nécessairement un rapport technique lorsque celui-ci est requis.

Notre approche peut être résumée ainsi : Specify → Produce → Inspect → Correct if necessary → Approve → Ship.

Il est généralement préférable d’identifier un problème alors que les marchandises sont encore chez le fournisseur plutôt qu’après leur arrivée dans le pays du client.

Lorsqu’une non-conformité est documentée, MedinChina utilise les contrats et preuves disponibles pour demander au fournisseur la solution applicable. Selon le contrat et la situation, celle-ci peut prendre la forme d’une correction, d’un remplacement, d’une nouvelle production, d’une compensation, d’un avoir ou d’un remboursement.

Si un remboursement fournisseur est obtenu et effectivement reçu par MedinChina pour le compte du client, les sommes revenant au client lui sont restituées conformément à la Politique de remboursement et de responsabilité.

MedinChina cherche à donner au client davantage de visibilité sur sa commande avant son expédition. Nous ne promettons pas qu’une inspection éliminera tous les risques.

Nous nous engageons en revanche à appliquer le niveau de contrôle convenu, à documenter raisonnablement les constatations et à communiquer les anomalies importantes identifiées dans le cadre de la mission.

Pour demander une inspection ou déterminer le niveau de contrôle adapté à une commande, contactez MedinChina à contact@agencemedinchina.com.

MedinChina est opérée par Hangzhou Opun Technology Co., Ltd. (杭州奥普恩科技有限公司), Hangzhou, Zhejiang, Chine.