Politique de sourcing et de vérification des fournisseurs

Cette politique décrit la méthode utilisée par MedinChina pour rechercher, présélectionner, évaluer et, selon le niveau de service choisi, vérifier des fournisseurs et fabricants en Chine.

L’objectif est de réduire les risques d’achat en donnant au client des informations commerciales plus structurées. La profondeur des vérifications dépend du projet, du produit, du risque et du service commandé.

Un prix attractif ne suffit pas à considérer un fournisseur comme adapté. MedinChina peut examiner l’identité et l’activité, les produits, la capacité déclarée, l’expérience, la communication, le prix, le MOQ, les délais, les paiements, la personnalisation, les certifications, l’expérience export et la capacité à répondre au besoin.

L’objectif est de rechercher un équilibre approprié entre capacité, conditions commerciales, qualité attendue et niveau de risque.

Avant la recherche, MedinChina analyse le besoin communiqué. Le client peut être invité à fournir description, photographies, vidéos, références, dessins techniques, dimensions, matériaux, couleurs, quantités, qualité attendue, certifications, personnalisation, emballage, budget, destination et délai.

Plus les informations sont précises, plus la recherche peut être ciblée.

Selon le projet, MedinChina peut utiliser son réseau professionnel, sa base fournisseurs, ses relations industrielles, des fabricants déjà rencontrés, des clusters, salons, marchés spécialisés, plateformes B2B, bases d’entreprises, recommandations professionnelles et recherches directes.

La recherche n’est donc pas nécessairement limitée à une seule plateforme en ligne.

Un fournisseur peut être fabricant, trading company, distributeur, grossiste, agent ou une structure combinant plusieurs activités. Une société commerciale n’est pas automatiquement inadaptée et peut apporter un avantage commercial ou logistique.

Lorsque le client demande spécifiquement un fabricant direct, MedinChina adapte la recherche en conséquence.

Selon le service et les informations disponibles, la vérification peut porter sur le nom juridique, le statut d’enregistrement, la licence commerciale, le Unified Social Credit Code, le représentant légal, l’adresse enregistrée, le capital lorsque pertinent, la date de création, les activités déclarées et les informations publiques.

L’objectif est de vérifier que l’entreprise avec laquelle nous communiquons correspond raisonnablement à une entreprise identifiable.

L’existence juridique ne prouve pas automatiquement que l’entreprise possède les capacités nécessaires. MedinChina peut examiner produits, catalogues, photos ou vidéos, équipements visibles, capacité annoncée, expérience, marchés export, certifications, références disponibles et organisation commerciale.

Des vérifications supplémentaires peuvent être recommandées pour un projet important.

Lorsque le service prévoit une comparaison, MedinChina peut solliciter plusieurs offres et comparer prix, MOQ, niveau qualité ou échantillon, capacité et délai, personnalisation OEM/ODM, paiement, expérience export, certifications disponibles, communication et conditions logistiques.

Le prix le plus bas n’est pas automatiquement la meilleure option.

MedinChina peut demander une offre commerciale ou une facture pro forma comprenant produit, quantité, prix, MOQ, personnalisation, emballage, délai, conditions de paiement, conditions commerciales et Incoterm applicable.

Les informations du fournisseur restent des déclarations commerciales jusqu’à leur vérification ou contractualisation au niveau approprié.

Lorsque le service le prévoit, MedinChina peut négocier prix, MOQ, paiements, délais, emballage, personnalisation, pièces détachées, accessoires, garantie et conditions de production.

Aucun pourcentage déterminé de réduction n’est garanti sans engagement exprès. Le résultat dépend du fournisseur, produit, volume, marché et pouvoir de négociation.

Pour les produits concernés, MedinChina peut recommander de commander ou valider un échantillon avant production. Il peut permettre d’évaluer apparence, dimensions, finition, matériau, couleur, fonctionnement général et emballage.

Le client reste responsable de valider ou refuser l’échantillon lorsque son approbation est nécessaire.

Pour certaines commandes, une visite physique peut être recommandée ou commandée. Elle peut aider à vérifier le site, l’environnement de production, les équipements visibles, l’organisation, les produits présents, les interlocuteurs et certaines capacités déclarées. Un rapport, des photos ou vidéos peuvent être fournis lorsque le service le prévoit.

Une visite réduit le risque mais ne confirme pas nécessairement la situation financière complète, tous les engagements commerciaux, tous les sous-traitants, la capacité future, l’absence de tout problème juridique ou la qualité de chaque future production.

Des audits ou vérifications spécialisés peuvent être nécessaires lorsque ces éléments sont critiques.

Lorsqu’un fournisseur transmet un certificat, MedinChina peut, selon la mission, examiner le nom de l’entreprise, le numéro du document, l’organisme émetteur, le produit, les dates et les informations accessibles permettant une vérification.

La vérification formelle peut nécessiter l’intervention de l’organisme certificateur, d’un laboratoire ou d’un professionnel spécialisé.

Un produit acceptable en Chine n’est pas automatiquement conforme dans le pays de destination. Le client doit communiquer les exigences de son marché : normes techniques, sécurité, étiquetage, emballage, homologation, certification, restrictions d’importation, exigences sanitaires et normes électriques.

MedinChina peut accompagner ces vérifications lorsqu’elles font partie de la mission, mais la conformité finale reste soumise au contrat et à la réglementation du pays de destination.

Avant un paiement important, MedinChina peut effectuer des vérifications raisonnables des informations de paiement. Si le bénéficiaire diffère du fournisseur contractuel, des explications ou documents supplémentaires peuvent être demandés. Tout changement soudain exige une vérification complémentaire.

Des vérifications supplémentaires peuvent être nécessaires en cas de prix anormalement bas, refus de documents, incohérences, changements fréquents de compte, pression pour payer, refus de contrat, certifications difficiles à vérifier, adresse incohérente, refus de montrer le site ou bénéficiaire inexpliqué.

Un signal ne signifie pas automatiquement une fraude, mais peut justifier une investigation ou un rejet.

MedinChina peut recommander de ne pas poursuivre en cas d’identité incertaine, informations contradictoires, documents problématiques, refus de contractualiser, doute sérieux sur les capacités, paiements excessivement risqués, suspicion de contrefaçon ou comportement anormal.

La décision finale reste déterminée par le contrat du projet et les instructions du client.

« Fournisseur vérifié » signifie qu’un certain nombre de contrôles correspondant au niveau convenu ont été réalisés. Cela ne signifie pas que le fournisseur est garanti, sans risque ou certain de bien exécuter la commande.

MedinChina doit pouvoir indiquer au client quelles vérifications ont effectivement été réalisées.

Le niveau doit être choisi selon la valeur du projet, le risque produit et la décision à prendre. Les prestations de tiers peuvent être facturées séparément.

MedinChina effectue principalement des vérifications commerciales et opérationnelles dans le cadre de ses services. Lorsqu’un client exige une opinion juridique sur des litiges, l’actionnariat, des licences réglementaires, les risques juridiques, obligations légales, contentieux ou sanctions, MedinChina peut coordonner un cabinet qualifié mais ne le remplace pas.

La vérification préalable ne transfère pas à MedinChina les obligations contractuelles du fabricant. Le fournisseur reste responsable selon le contrat de la production, qualité, quantité, spécifications, délais, garanties, conformité et remboursements lorsqu’ils sont dus.

MedinChina structure, suit et sécurise la relation autant que raisonnablement possible.

Le client doit examiner les informations transmises avant de valider un fournisseur. Lorsqu’un risque particulier est signalé, il doit en tenir compte avant de poursuivre. La décision de travailler malgré une alerte écrite peut être documentée.

Lorsque cela est applicable, MedinChina cherche à encadrer la commande par un contrat ou des documents commerciaux adaptés. Pour les commandes importantes, le client ne devrait pas se limiter à une conversation WhatsApp ou une promesse commerciale. Les éléments essentiels doivent être écrits.

Les documents du projet peuvent préciser produit, spécifications, quantité, prix, délai, paiement, qualité, inspection, garantie, défaut, non-conformité, remplacement, compensation et remboursement lorsqu’applicable. Le client doit les lire avant de valider le paiement.

Toute activité commerciale comporte un risque. Même une entreprise ancienne, importante, visitée, certifiée, exportatrice ou connue peut rencontrer un problème de production, qualité, délai, personnel, matière première ou logistique.

MedinChina réduit et gère les risques ; elle ne prétend pas les éliminer totalement.

La sélection du fournisseur n’est que la première étape. Selon le service, MedinChina peut poursuivre avec négociation, contrat, paiement, suivi de production, inspection, expédition et accompagnement des réclamations. Cette continuité améliore la traçabilité du projet.

Les informations fournisseurs et relations commerciales développées par MedinChina peuvent constituer des informations professionnelles sensibles. Leur utilisation est soumise aux conditions du service et aux accords applicables. MedinChina respecte également les informations confidentielles légitimement communiquées par les fournisseurs.

L’objectif n’est pas de fournir la plus longue liste de fournisseurs. Il est de rechercher des partenaires pertinents, identifiables et adaptés au projet, avec un niveau de vérification proportionnel à la nature et au risque de la commande.

Un bon sourcing ne consiste pas seulement à trouver une usine. Il consiste à comprendre avec qui vous vous apprêtez à faire affaire avant d’engager votre argent.

Cette politique doit être lue avec les Conditions Générales, la Politique de paiement et de commissions, la Politique de remboursement et de responsabilité, la Politique de contrôle qualité et d’inspection, la Politique de transport et logistique et la Politique de confidentialité.

Les clauses spécifiques du contrat de projet peuvent compléter ou modifier les procédures générales conformément à la législation applicable.

Pour discuter d’un sourcing ou demander un niveau de vérification spécifique, contactez MedinChina, opérée par Hangzhou Opun Technology Co., Ltd. (杭州奥普恩科技有限公司), Hangzhou, Zhejiang, Chine. Email : contact@agencemedinchina.com.