Votre première commande en Chine, étape par étape

Commencez par un cahier des charges

Avant de demander un prix, précisez la fonction du produit et le lieu où vous souhaitez le vendre ou l’utiliser. Une photo constitue une référence utile, mais elle définit rarement les matériaux, les dimensions, les performances ou l’emballage nécessaires à un devis précis.

Distinguez les exigences essentielles des préférences. Indiquez la quantité prévue, la destination et la date de livraison souhaitée. Mentionnez dès le départ tout logo, outillage spécifique ou besoin en pièces détachées. Ces éléments peuvent modifier la commande minimale, le coût et le calendrier de production.

• Spécifications du produit, images de référence et tolérances acceptables.
• Quantité commandée, commandes récurrentes prévues et devise du budget.
• Emballage, étiquetage, notices et exigences du pays de destination.
• Lieu de livraison, date souhaitée et documents nécessaires.

Comparez les devis sur une base identique

Envoyez le même cahier des charges à chaque fournisseur présélectionné. Demandez-lui de préciser les éléments inclus, la durée de validité du prix et les spécifications qu’il ne peut pas respecter. Un devis moins cher peut prévoir un matériau différent ou exclure l’emballage, les essais ou les frais d’exportation.

Regroupez dans un même comparatif le prix unitaire, la commande minimale, le coût des échantillons, l’outillage, les délais, l’échéancier de paiement et les conditions de livraison. Pour un devis Incoterms®, demandez le lieu ou le port nommé et la version des règles. Une condition sans lieu précis laisse une partie importante du comparatif incertaine.

Vérifiez le fournisseur et validez un échantillon

Vérifiez l’entité juridique qui signera la commande, recevra le paiement et fabriquera les marchandises. Une société de négoce peut être un partenaire utile, mais son rôle et la responsabilité de la production doivent être clairs. L’immatriculation de l’entreprise est une vérification parmi d’autres ; elle ne prouve pas sa capacité à fabriquer votre produit selon vos spécifications.

Demandez un échantillon ou un essai de production adapté avant de vous engager sur une commande importante. Évaluez-le selon vos exigences écrites. Documentez la version approuvée avec des photos, des mesures et les résultats des essais. Conservez si possible un échantillon de référence et convenez que la production doit respecter ces mêmes spécifications.

Formalisez la commande et les contrôles qualité

Le bon de commande ou le contrat doit relier le prix convenu aux spécifications exactes, à la quantité, aux conditions de livraison et aux échéances de paiement. Prévoyez une procédure pour les modifications, les défauts et les reprises. Un échange par messagerie sur un échantillon ne fait pas automatiquement partie de l’accord de production.

Convenez des modalités et du calendrier d’inspection avant le démarrage de la production. Définissez les mesures, les contrôles fonctionnels, les vérifications d’emballage et les critères d’acceptation. Un contrôle par échantillonnage peut révéler des problèmes sur les unités inspectées, sans garantir que chaque unité est exempte de défaut. Organisez séparément les certifications ou essais en laboratoire requis.

Anticipez le parcours après la sortie d’usine

Demandez à votre transitaire un devis fondé sur le nombre réel de cartons, leurs dimensions, leur poids, le lieu d’enlèvement et la destination. Vérifiez si l’enlèvement, le dédouanement export, l’assurance, les frais à destination et la livraison finale sont inclus. Le prix usine ne représente qu’une partie du montant nécessaire pour mettre la commande en stock.

Avant l’expédition, confirmez les documents et les exigences applicables au produit avec un représentant en douane ou l’autorité compétente du pays de destination. Examinez ensemble le résultat de l’inspection, la facture, la liste de colisage et les instructions d’expédition. Conservez un dossier complet pour préparer le prochain achat à partir de spécifications connues et d’un retour d’expérience documenté.