Comment sont structurés les paiements d’un sourcing en Chine

Commencez par distinguer quatre catégories

Un devis de sourcing peut combiner plusieurs montants : la valeur des marchandises chez le fournisseur, les frais ou commissions de MedinChina, les services additionnels comme les inspections et les frais de tiers comme le transport, la banque ou l’assurance.

Distinguer ces montants permet de comprendre qui reçoit les fonds et quelles conditions s’appliquent si un transport, une inspection ou une réclamation fournisseur modifie le projet.

• Valeur des marchandises payée au fournisseur ou fabricant.
• Frais ou commission MedinChina pour le travail réalisé.
• Services additionnels et frais de prestataires indépendants.

Sachez qui reçoit le paiement

Selon le projet, le client peut payer directement le fournisseur ou autoriser MedinChina à coordonner un paiement fournisseur. Si MedinChina reçoit des fonds pour une transaction, ils sont utilisés conformément à l’objet convenu, sous réserve des frais et coûts expressément autorisés dans les documents.

Avant tout transfert important, vérifiez bénéficiaire, coordonnées bancaires, référence de commande, devise et montant. Tout changement soudain de coordonnées doit être vérifié par un canal déjà connu.

• Faites correspondre le bénéficiaire et les coordonnées aux documents approuvés.
• Confirmez s’il s’agit de marchandises, service, inspection, transport ou autre coût.
• Conservez l’autorisation écrite et le justificatif du transfert.

Les échéances dépendent du fournisseur

Un acompte de 30 % et un solde de 70 % constituent une structure possible, pas une règle universelle de MedinChina. Un fournisseur peut demander 50/50, un paiement intégral avant production, avant expédition ou une autre modalité négociée.

Le contrat et la facture pro forma du projet prévalent. Lisez le déclenchement de production, le jalon d’expédition, la condition d’inspection et les conséquences d’une annulation avant d’autoriser le paiement.

Prévoyez les taux de change et frais bancaires

Les paiements internationaux peuvent générer des frais de banque intermédiaire, SWIFT, conversion, plateforme et des variations de change. Le taux disponible au paiement peut différer de celui du devis ; un ajustement matériel peut donc être nécessaire pour exécuter la transaction.

Les estimations de transport peuvent également évoluer avant confirmation de la réservation. Considérez une estimation comme provisoire jusqu’à confirmation du prestataire.

• Confirmez la devise et la partie qui supporte les frais bancaires.
• Demandez comment les ajustements de change seront communiqués.
• Distinguez une estimation de transport d’un tarif de réservation confirmé.

Remboursement des marchandises et remboursement du service sont distincts

Lorsqu’un remboursement fournisseur est effectivement récupéré pour le client, le montant récupéré qui lui appartient est restitué selon les conditions applicables, sous réserve des frais bancaires ou de change légitimes. Ce remboursement n’est pas un revenu de MedinChina.

Le travail déjà réalisé par MedinChina — recherche, négociation, coordination, visites ou suivi d’inspection — ne devient pas automatiquement remboursable en raison d’un problème fournisseur ultérieur. Le remboursement des frais de tiers dépend de leur propre politique et des frais engagés.

Utilisez une checklist avant de valider

Avant tout paiement important, vérifiez produit, spécifications, quantité, prix, fournisseur, délai, conditions de paiement, facture pro forma, contrat, périmètre d’inspection et conditions de réclamation ou remboursement.

Lorsqu’un paiement est inhabituel, provient d’un tiers ou ne correspond pas aux documents approuvés, MedinChina peut suspendre le traitement le temps de vérifier les informations. Demandez une clarification avant de payer plutôt que de corriger la transaction après coup.

• Le montant et le bénéficiaire correspondent aux documents approuvés.
• L’échéance et le déclenchement de production sont compris.
• Marchandises, services et frais de tiers sont identifiés séparément.
• Vous savez quels justificatifs conserver après le transfert.