Ce qu’il faut vérifier dans les conditions de sourcing avant de payer

Distinguez les rôles avant de valider la commande

Un achat en Chine peut impliquer MedinChina, un fabricant, une société d’inspection, un transitaire, un transporteur et un assureur. MedinChina peut coordonner ces parties sans devenir le fabricant, le transporteur effectif ou l’autorité réglementaire du pays de destination.

Le contrat doit clarifier le périmètre de chaque rôle. La responsabilité du fournisseur concernant la fabrication et la conformité des produits est différente de celle de MedinChina pour les services de sourcing ou de coordination qu’elle a accepté de réaliser.

• Identifiez le fournisseur et l’entité juridique qui fournit le service.
• Écrivez le périmètre de la mission et les documents applicables.
• Identifiez la partie responsable de la production, inspection, transport et réclamation.

Lisez le devis comme une carte des coûts

Un devis peut distinguer la valeur des marchandises, les frais ou commissions MedinChina, les services additionnels et les frais de tiers. Vérifiez la devise, ce qui est inclus ou exclu et l’impact possible des frais bancaires ou de change.

Un frais de service rémunère des travaux comme la recherche, la négociation, la coordination, la vérification ou le suivi. Lorsque ces travaux sont déjà réalisés, un problème ultérieur avec le fournisseur ne rend pas automatiquement le service remboursable.

• Vérifiez séparément la valeur des marchandises, le service et les tiers.
• Confirmez la devise, le taux de change et les frais bancaires.
• Demandez ce qui arrive à chaque montant en cas d’annulation.

Validez des spécifications mesurables et les échantillons

La description du produit doit permettre de comparer un échantillon et un lot de production. Précisez notamment matériaux, dimensions, tolérances, couleurs, modèles, quantités, emballage, étiquetage et certifications nécessaires.

Si un échantillon est approuvé, le contrat doit préciser s’il constitue la référence de production. Signalez les modifications avant paiement ou production, car elles peuvent modifier le prix, les délais et les obligations du fournisseur.

Définissez l’inspection avant la production

Une inspection a un périmètre. Il peut s’agir d’une visite d’usine, d’un contrôle en production, d’une inspection avant expédition, d’un contrôle de chargement, d’un essai technique ou d’une analyse indépendante. Méthode, échantillon, limites de défauts et suite à donner doivent être convenus avant la visite.

Une inspection peut identifier certains problèmes avant expédition mais ne garantit pas chaque unité et n’élimine pas les défauts cachés. Pour des essais ou certifications spécialisés, recourez à un organisme indépendant compétent.

• Précisez qui réalise l’inspection et ce qu’elle couvre.
• Convenez de la classification des défauts et de la suite en cas d’échec.
• Prévoyez un délai de correction et de nouvelle inspection avant expédition.

Confirmez Incoterms, assurance et droits d’importation

La responsabilité du transport dépend de l’Incoterm, du contrat de transport, des conditions du transporteur et de l’assurance. Un coordinateur de sourcing n’est pas automatiquement le transporteur. Vérifiez quand les risques sont transférés et qui doit ouvrir une réclamation transport.

Sauf disposition contraire du projet, droits de douane, taxes, dédouanement, frais portuaires et obligations d’importation restent à la charge du client ou de l’importateur dans le pays de destination.

• Confirmez l’Incoterm et le transfert des risques.
• Décidez si une assurance cargo est nécessaire avant expédition.
• Vérifiez les exigences d’importation, fiscales et de certification.

Gardez un processus clair pour les réclamations et remboursements

Des conditions utiles expliquent comment signaler un problème produit, quelles preuves fournir et quelle partie décide de la solution. Conservez ensemble photos, vidéos, emballages, quantités, documents de livraison, rapports d’inspection et spécifications approuvées.

Lorsqu’un fournisseur accepte un remboursement et que les fonds sont effectivement récupérés pour le client, ils lui sont restitués selon les conditions applicables. L’acceptation du fournisseur n’est pas automatique et le remboursement des marchandises reste distinct des frais de service déjà exécutés.