Conditions de Services & Règles de Collaboration

Le présent règlement définit les principes et conditions applicables aux clients faisant appel aux services de MedinChina, opérée par Hangzhou Opun Technology Co., Ltd., pour leurs projets de sourcing, achats, fabrication, inspection, négociation, accompagnement commercial et coordination logistique en Chine.

Toute mission spécifique fait l’objet d’un devis, d’une proposition commerciale, d’un bon de commande ou d’un accord écrit précisant le périmètre du projet.

En cas de différence entre le présent règlement et une proposition spécifique signée avec le client, les dispositions particulières convenues par écrit pour le projet concerné prévalent.

MedinChina agit principalement comme partenaire de sourcing, procurement et coordination commerciale en Chine.

Selon le service choisi, MedinChina peut notamment :

• rechercher des fournisseurs et fabricants ;
• demander et comparer des offres ;
• communiquer avec les fournisseurs ;
• négocier les prix et conditions commerciales ;
• organiser des visites d’usines ;
• coordonner les échantillons ;
• suivre la préparation ou la production d’une commande ;
• organiser ou coordonner des inspections ;
• accompagner le client dans ses achats ;
• coordonner certaines opérations logistiques ;
• faciliter la communication entre le client et les partenaires chinois.

Sauf mention contraire dans un accord écrit, MedinChina n’est pas le fabricant des marchandises.

Les produits sont fabriqués ou fournis par des entreprises tierces.

Pour permettre une recherche efficace, le client doit communiquer autant que possible :

• le nom ou la description du produit ;
• les caractéristiques techniques ;
• les photos ou références disponibles ;
• la quantité souhaitée ;
• le budget ou prix cible lorsque disponible ;
• le pays et la ville de destination ;
• les exigences de qualité ;
• les certifications nécessaires ;
• les besoins de personnalisation ;
• les délais souhaités.

Une demande imprécise peut entraîner des différences de prix, de qualité, de configuration ou de délai.

MedinChina peut demander des informations supplémentaires avant de commencer ou poursuivre une recherche.

Les prix présentés au client sont basés sur les informations disponibles au moment de la consultation.

Un devis peut notamment dépendre :

• du fournisseur ;
• des matières premières ;
• de la quantité ;
• des spécifications ;
• du taux de change ;
• du conditionnement ;
• du coût du transport ;
• de la période de production ;
• des conditions du marché.

Sauf indication contraire, un prix n’est considéré comme définitif qu’après confirmation écrite du fournisseur et validation du projet.

La durée de validité de chaque offre est indiquée sur le devis ou la proposition commerciale.

Une offre expirée doit être reconfirmée avant paiement.

Avant toute commande, le client doit vérifier et approuver les éléments essentiels de son projet, notamment :

• Produit
• Modèle
• Caractéristiques
• Dimensions
• Quantité
• Couleur
• Personnalisation
• Prix
• Conditions de paiement
• Délai de production
• Mode de transport
• Destination

Le paiement ou la confirmation écrite du client peut constituer l’acceptation des caractéristiques et conditions indiquées dans la proposition correspondante.

Toute modification demandée après validation peut entraîner des coûts et délais supplémentaires.

Les conditions de paiement sont communiquées avant le lancement de chaque commande.

Selon le fournisseur ou le projet, un acompte peut être nécessaire avant le démarrage de la production et le solde peut être exigé avant l’expédition.

Les pourcentages et échéances exacts sont définis pour chaque projet.

Les conditions d’un fournisseur ne doivent jamais être présumées identiques à celles d’un autre fournisseur.

Le client doit effectuer ses paiements uniquement vers les coordonnées bancaires ou moyens de paiement officiellement communiqués et confirmés pour son projet.

MedinChina peut suspendre une mission, une commande ou une opération en cas de paiement non reçu dans les délais convenus.

Les services de MedinChina peuvent être facturés selon différentes structures :

• forfait fixe ;
• commission ;
• abonnement ;
• tarif par mission ;
• tarif personnalisé ;
• combinaison de plusieurs méthodes.

La structure applicable est communiquée au client avant le début de la mission.

Les frais de sourcing et d’accompagnement rémunèrent le travail effectué par MedinChina et sont distincts du prix des marchandises, sauf mention contraire.

Séparation des fonds et des frais : le montant total payé dans le cadre d’un projet ne constitue pas nécessairement le chiffre d’affaires de MedinChina. La valeur des marchandises, les honoraires ou commissions MedinChina, les coûts logistiques et les frais de tiers sont des composantes distinctes de la transaction.

MedinChina peut, à sa discrétion, réaliser une première analyse ou recherche commerciale sans frais afin d’évaluer la faisabilité d’un projet.

Cette démarche ne constitue pas une obligation de fournir gratuitement un nombre illimité de recherches, devis, visites ou négociations.

Lorsqu’un projet nécessite des recherches approfondies, plusieurs consultations d’usines, des déplacements ou une expertise particulière, MedinChina peut proposer une prestation payante avant de poursuivre.

MedinChina sélectionne ou propose des fournisseurs sur la base des informations disponibles et des exigences communiquées par le client.

Lorsqu’un fournisseur est recommandé, cela ne signifie pas que MedinChina garantit de manière absolue :

• sa performance future ;
• sa situation financière future ;
• l’absence totale de défaut ;
• le respect de toute réglementation étrangère ;
• sa capacité à exécuter des obligations qui n’ont pas été convenues par écrit.

Lorsque l’enjeu financier ou technique le justifie, MedinChina peut recommander une vérification, une visite d’usine, un audit ou une inspection supplémentaire.

Lorsque cela est possible, le client est encouragé à commander ou valider un échantillon avant une production importante ou personnalisée.

La validation d’un échantillon peut servir de référence pour la production, sous réserve des tolérances techniques convenues avec le fabricant.

Les coûts d’échantillonnage, d’expédition et de personnalisation sont à la charge du client sauf accord contraire.

Le délai de production communiqué par un fournisseur est généralement une estimation.

Il peut évoluer en fonction notamment :

• des matières premières ;
• de la capacité de l’usine ;
• des modifications demandées ;
• des jours fériés ;
• des contrôles qualité ;
• des événements indépendants de MedinChina.

MedinChina s’engage à communiquer au client les informations importantes dont elle dispose concernant l’évolution de son projet.

Lorsque le contrôle qualité est inclus ou commandé séparément, celui-ci est effectué selon les critères définis pour la mission.

Un contrôle ou une inspection constitue une vérification réalisée à un moment donné et selon un échantillonnage ou un périmètre déterminé.

Une inspection ne constitue pas une garantie absolue qu’aucune unité ne comportera de défaut.

Le client doit communiquer ses critères de qualité et points de contrôle importants avant la production ou l’inspection.

Les inspections spécialisées, tests en laboratoire et certifications peuvent faire l’objet d’une facturation supplémentaire.

Le client est responsable de déterminer les exigences légales applicables à l’importation et à la commercialisation de ses produits dans le pays de destination.

Cela peut notamment concerner :

• homologations ;
• normes techniques ;
• certifications ;
• licences d’importation ;
• étiquetage ;
• sécurité des produits ;
• propriété intellectuelle ;
• réglementations sanitaires ;
• réglementations environnementales.

MedinChina peut assister le client dans la recherche de documents ou de solutions, mais ne doit pas être considéré comme l’autorité réglementaire du pays de destination.

MedinChina se réserve le droit de refuser tout projet impliquant des produits dont la fabrication, l’achat, l’exportation, l’importation ou la commercialisation pourrait être illégale ou présenter un risque juridique disproportionné.

MedinChina peut également demander des licences ou justificatifs supplémentaires pour certains produits réglementés.

Lorsque MedinChina organise ou coordonne le transport, les délais communiqués sont indicatifs sauf engagement écrit spécifique.

Les délais peuvent être affectés par :

• compagnies maritimes ou aériennes ;
• congestion portuaire ;
• contrôles douaniers ;
• météo ;
• changements d’itinéraire ;
• autorités publiques ;
• événements internationaux ;
• autres circonstances indépendantes de MedinChina.

MedinChina informe le client des changements importants dont elle a connaissance.

Sauf accord écrit contraire, le client reste responsable :

• des droits de douane ;
• des taxes d’importation ;
• des autorisations locales ;
• des licences ;
• des frais de dédouanement ;
• des obligations réglementaires dans le pays de destination.

Avant toute commande importante, le client est encouragé à vérifier les conditions d’importation applicables à son pays.

Pour les marchandises de valeur importante, MedinChina recommande au client d’envisager une assurance transport adaptée.

Lorsqu’une assurance est souscrite, les conditions d’indemnisation sont déterminées par le contrat de l’assureur concerné.

Toute anomalie concernant une commande doit être signalée à MedinChina dans les meilleurs délais après sa découverte, accompagnée de preuves permettant l’analyse du problème.

Selon la situation, les éléments demandés peuvent inclure :

• photos ;
• vidéos ;
• références des produits ;
• quantité concernée ;
• emballage ;
• numéro de lot ;
• documents de transport.

MedinChina peut alors accompagner le client dans les échanges avec le fournisseur ou les partenaires concernés.

Le traitement d’une réclamation peut suivre le processus suivant : Réclamation reçue → Examen des preuves → Revue du contrat → Réclamation auprès du fournisseur → Négociation → Résolution.

Lorsqu’un remboursement dû au client par un fournisseur est effectivement récupéré par MedinChina pour le compte du client, les fonds correspondants sont reversés au client conformément à la Politique de remboursement, d’annulation et de réclamation applicable.

Toute compensation éventuelle dépend de la responsabilité identifiée, des accords conclus avec le fournisseur et des conditions spécifiques du projet.

Une commande dont la production a commencé ne peut pas nécessairement être annulée ou remboursée.

En cas d’annulation demandée par le client, les montants récupérables dépendent notamment :

• du stade de production ;
• des matières déjà achetées ;
• des produits personnalisés ;
• des conditions du fournisseur ;
• des frais déjà engagés ;
• des prestations déjà réalisées.

MedinChina communiquera au client les possibilités disponibles selon la situation.

MedinChina traite comme confidentielles les informations commerciales sensibles communiquées dans le cadre d’un projet.

Cela peut notamment comprendre :

• spécifications ;
• dessins ;
• prix ;
• documents techniques ;
• stratégies commerciales ;
• informations non publiques du client.

Le client s’engage également à respecter les informations confidentielles appartenant à MedinChina et à ses partenaires.

Pour les projets nécessitant une protection renforcée, un accord de confidentialité spécifique peut être signé.

Le client doit disposer des droits nécessaires sur les marques, logos, dessins, brevets, modèles et autres éléments qu’il demande à MedinChina ou à un fabricant d’utiliser.

MedinChina peut refuser toute demande présentant un risque de contrefaçon ou d’atteinte aux droits de tiers.

Pour les développements personnalisés, la propriété des moules, fichiers techniques, designs et autres actifs spécifiques doit être précisée dans le contrat ou la proposition du projet.

Les décisions importantes relatives à une commande doivent être confirmées par écrit.

Cela concerne notamment :

• changement de produit ;
• changement de quantité ;
• modification technique ;
• validation d’échantillon ;
• changement de fournisseur ;
• paiement ;
• autorisation de production ;
• autorisation d’expédition.

WhatsApp, email ou la plateforme MedinChina peuvent être utilisés selon le canal défini pour le projet.

Les validations effectuées depuis le compte client MedinChina, notamment l’approbation d’un fournisseur, d’un devis, d’un échantillon, de la production, d’une inspection ou d’une expédition, peuvent être enregistrées dans l’historique du projet.

MedinChina s’engage à fournir ses services avec professionnalisme et diligence raisonnable dans le cadre du périmètre convenu.

MedinChina ne peut toutefois être assimilé automatiquement au fabricant, transporteur, assureur, autorité douanière ou organisme de certification lorsqu’il intervient uniquement comme intermédiaire ou coordinateur.

Les responsabilités spécifiques de MedinChina sont déterminées par le service effectivement acheté et les engagements écrits conclus pour le projet.

Aucune partie ne pourra être tenue responsable d’un retard ou d’une impossibilité d’exécution résultant d’un événement raisonnablement indépendant de son contrôle.

Cela peut notamment inclure :

• catastrophe naturelle ;
• guerre ;
• épidémie ;
• grève ;
• fermeture administrative ;
• restrictions commerciales ;
• perturbation majeure du transport ;
• décision gouvernementale ;
• événement comparable de force majeure.

Les parties chercheront dans ce cas une solution raisonnable permettant de poursuivre ou d’adapter le projet.

MedinChina peut suspendre ou refuser une mission notamment en cas de :

• non-paiement ;
• demande illégale ;
• fraude présumée ;
• informations volontairement fausses ;
• comportement abusif envers les équipes ou partenaires ;
• violation importante des conditions convenues ;
• risque juridique ou commercial excessif.

Lorsque cela est raisonnablement possible, le client sera informé du motif de la suspension.

MedinChina privilégie les relations commerciales durables.

Notre objectif n’est pas uniquement de trouver un produit.

Notre rôle est de permettre à nos clients de développer progressivement une chaîne d’approvisionnement et des relations commerciales plus structurées en Chine.

Nous attendons donc de chaque partie :

• Transparence
• Respect des engagements
• Communication claire
• Professionnalisme
• Bonne foi commerciale

L’acceptation d’une proposition commerciale, la signature d’un accord de service ou le lancement d’une mission peut être accompagné de l’acceptation du présent règlement.

Le client est invité à lire les conditions applicables avant tout engagement financier.

Le droit applicable, la juridiction compétente, la langue contractuelle faisant foi et, le cas échéant, le mécanisme d’arbitrage doivent être précisés dans les Conditions Générales de Services ou le contrat signé avec le client.

En cas de désaccord, MedinChina et le client chercheront en priorité une résolution commerciale amiable avant d’engager une procédure formelle, sauf urgence ou nécessité de protéger les droits d’une partie.